概要

八重瀬町役場に提出された個人情報が記載された書類1件を紛失していたことが判明しました。

個人情報の取扱いにおいて、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、町民の皆様の信頼を損ねることになったことに対して深くお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。経緯及び町の対応については、下記のとおりです。

 

１　事案の内容

八重瀬町役場地域包括支援センターに提出された個人情報が記載された書類（介護予防サービス・支援計画書及び利用者基本情報。以下「支援計画書等」という。）1件を紛失しました。

支援計画書等は介護サービスの利用計画であり、基本情報として利用者の氏名、住所、生年月日、電話番号、病歴などを記載した書類です。また、緊急連絡先として関係者の氏名、住所などを記載しています。

 

２　事案の経緯

1. 令和6年2月29日に介護保険事業所から地域包括支援センターへ支援計画書等が提出されました。

2. 令和6年4月26日に介護保険事業所から地域包括支援センターに対し支援計画書等が返却されていない旨の問い合わせがありました。

※本来は地域包括支援センターで内容を確認後、介護保険事業所へ支援計画書等を返却する手順で処理されるべき事案でありますが、支援計画書等が返却されていない旨の問い合わせを受け調査したところ、提出物受付簿から受け取りの記録は確認できましたが、提出物受付簿には返却に関する記載欄が無く、返却の記録が確認できませんでした。

3. 4月26日から5月18日にかけて、関係職員への聞き取り調査及び地域包括支援センター内の捜索を行ったが支援計画書等を発見することができなかったため、紛失したものとの判断に至りました。

 

３　対象者への対応

1. 令和6年5月20日に介護サービス利用者の家族に対して支援計画書等の紛失の経緯の説明と謝罪を行いました。

2. 令和6年6月6日に支援計画書等の緊急連絡先に記載された方に対して経緯の説明と謝罪を行いました。

 

４　紛失の原因

1. 支援計画書等は受け取りを行った後、所定の棚（一時的に保管する棚）に保管することとなっていますが、今回の事案については受け取った後、所在が不明となり、保管のルールが徹底されていませんでした。

2. 提出物受付簿に返却に関する欄が無く、書類の処理状況を確認する仕組みが不十分でした。

3. 職員の個人情報の取扱いについての意識が不足しておりました。

 

５　再発防止策について

1. 支援計画書等の提出物受付簿に「返却日」、「返却者サイン欄」を設け、受け取りから返却が行われているかのチェックができるようにします。

2. 提出物を受け取った際には受取者が担当職員へ手渡すこととします。また、受け取りのサインにより受け渡しの記録を残すようにします。

3. 担当職員が不在の際に受け取った場合は、上長の者が預かることとし、確実に担当者へ渡すようにします。

4. 提出物の受け取りから返却までの流れについて文書化するとともに職員へ周知徹底します

5. 職員に対し個人情報の取り扱いについて研修を徹底します。

 

６　国等への報告について

八重瀬町総務部総務課から個人情報保護委員会、総務省及び県に対して報告しました。