【概要】

　町立学校において、アンケートフォームの設定誤りにより、回答した者が、他の回答者の回答内容を閲覧できる状態となっていたことが判明しました。

　個人情報の取扱いにおいて、学校における保護者の皆様の信頼を損ねる事態を起こしてしまったことについて、深くお詫び申し上げます。

　事案の経緯及び学校並びに教育委員会(学校教育課)の対応は、下記のとおりとなっております。

 

1.事案の内容

　町立学校において「家庭調査票」の回答をアンケートフォームで実施したところ、設定誤りにより回答を完了した者が「他の回答者の回答内容」が閲覧できる状態となっていた。

　回答世帯数：２５件

　個人情報に含まれる人数：１２６人

 

2.事案の経緯及び対象者等への対応

　学校

　4/8(水)　  学校から保護者に対して「家庭調査票」のアンケートフォームでの回答を依頼。

　4/9(木)　  回答を完了した保護者から学校に入電があり、「他の回答者の回答内容を閲覧できる」と指摘があり、アンケートフォームの設定誤りを確認。

　4/9(木)　  学校職員によりアンケートフォームの設定を他者の回答内容を閲覧できないように修正を行った。

　4/9(木)　  アンケートフォーム修正までに回答を行った保護者に対して、文書または個別電話にて事案の発生と謝罪を行った。

　学校教育課

　4/9(木)　  学校よりアンケートフォーム設定誤りによる個人情報漏えいの報告があった。

　4/10(金)　 総務課に事案発生の報告。

　　　　　       個人情報保護委員会へ速報の報告、併せて総務省及び沖縄県にインシデント報告書の報告。

 

　二次被害の発生状況　6月4日（木）現在、二次被害の発生は確認されていません。

　二次被害のおそれの有無及び内容　二次被害が発生するおそれは極めて低いものと判断しています。

　※理由　当該フォームの設定は「回答者本人が送信した直後」にのみリンクが表示される仕様であり、

　　　　　　 URLを知る保護者以外がアクセスすることは困難な状況にありました。

　　　　　　 指摘を受けた直後、発覚から７分以内に設定を修正し、閲覧不可の状態を確保しました。

　　　　　　 情報の露出時間は資料配布から設定終了までおよそ17時間に限定されています。

 

3.誤設定の原因

　①操作上の不備

　　アンケートフォームの「設定」タブ内にある「回答」項目の「結果の概要を表示する」という設定が、誤って「オン(有効)」の状態で公開していた。

　②公開前テストの不足

　　アンケートフォーム公開前に、作成者以外の第三者(他の教職員等)によるテスト回答及び受信画面の挙動確認を徹底していなかった。

　⓷アンケートフォーム利用時の注意点の周知不足

　　個人情報を収集するオンラインフォームを運用する際の標準的な設定確認項目(チェックリスト等)が学校内で共有されていなかった。

　④ツールの習熟度への依存

　　ツールの利便性を優先し、デフォルト設定やプライバシー設定の詳細な仕様確認が担当者個人の判断に委ねられていた。

 

4.再発防止策について

　①公開前チェック体制の構造化(ダブルチェックの義務付け)

　　「プレビュー・試行」の徹底 ⇒ 作成者以外の複数の職員が実際にテスト回答を行い、送信後の画面挙動に不備がないかを確認することを義務付ける。

　　承認フローの確立 ⇒ 設定確認用チェックリストを作成し、事前に管理職等が最終確認を行った上で公開を承認するフローを確立する。

　②校内ルールの策定と物理的な対策

　　チェックリストの保管 ⇒ 公開時のチェックリストを起案文書等と共に保管し、事務手続きとしての透明性を確保する。

　⓷校内研修の実施

　　ＩＣＴ利活用とセキュリティ研修 ⇒ Ｇｏｏｇｌｅ Ｗｏｒｋｓｐａｃｅの詳細設定やプライバシー保護機能に関する研修を定期的に実施する。特に「異動直後の職員」や「新任職員」への初期研修をマニュアル化し、組織として情報リテラシーを維持する。

 

５.問い合わせ先

　八重瀬町役場　教育委員会　学校教育課　(電話　０９８-９９８-７５７１)

　八重瀬町立　具志頭中学校　(電話　０９８-９９８-２２２０)